Командировка в пределах РФ

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью направить своих сотрудников для выполнения служебных задач в другие местности. При это перед бухгалтеров встает необходимость правильного оформления этой поездки, именуемой командировкой, и правильного учета сопутствующих расходов, называемых командировочными.

Правильность учета командировочных расходов стоит наиболее остро, так как учесть эти расходы при налогообложении можно только в том случае, если они будут грамотны учтены и документально подтверждены.

Продолжительность командировки

Длительность командировки не ограничена никакими законодательными нормами, поэтому в служебной поездке работник может находиться столько, сколько это потребуется для выполнения поставленных задач.

Первый день командировки – это день отъезда из места постоянно работы, а последний день – это день приезда. То есть если у работника билет на поезд в другой город датируется 25 октября в 23.45, а обратный билет датируется 27 октября в 6.15, то продолжительность командировки будет составлять 3 дня. Время отъезда и время приезда смотрится по местному времени (месту нахождения постоянной работы).

Документальное оформление командировки

Оформление начинается с написания служебного задания, для чего может использоваться существующая унифицированная форма Т-10а. Составляет служебное задание, как правило, лицо, направляющее сотрудника в поездку (непосредственный начальник, руководитель).

На основании служебного задания формируется приказ на командировку с использованием унифицированной формы Т-9 или Т-9а, если необходимо отправить более, чем одного работника.

На основании приказа работнику выдается под отчет сумма на командировочные расходы. По возвращению работник в течение трех суток должен отчитаться о потраченных средствах с помощью авансового отчета форма АО-1, в котором приводится перечень произведенных расходов. Неистраченная сумма возвращается в кассу предприятия с оформление приходного кассового ордера по форме КО-1. Если полученных под отчет денег работнику не хватило, то сумма, потраченная сверх полученного аванса, возмещается работнику – выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера по форме КО-2.

К авансовому отчету работник должен приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Авансовый отчет – это важный документ, который позволяет учесть произведенные расходы при налогообложении, поэтому его оформление является обязательным.

Еще одним документом, который должен сдать работник по приезду из служебной поездки, является командировочное удостоверение, которое содержит подписи ответственных лиц всех организаций, в которых побывал командируемый, а также печати этих организаций. Кроме того, указываются даты отбытия из каждой организации и даты прибытия в них. Первая запись делается при отбытии из места постоянной работы, а последняя – при возвращении.

Командировочное удостоверение – это также важный документ, так как служит для подтверждения расходов на суточные, по записям командировочного удостоверения можно понять, сколько дней длилась командировка.

Командировочные расходы

Расходы, произведенные на командировку, которые могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль перечислены в пп.12 п.1 ст.263 НК РФ.

К основным относятся затраты на:

  • Проезд;
  • Проживание;
  • Суточные.

Расходы на проезд

Организация оплачивает работнику все затраты на транспорт до места назначения и обратно, а также все передвижения по служебным делам в месте назначения.

Причем учитываются расходы на оплату общественного транспорта (автобус, трамвай, троллейбус, поезд, самолет), такси (если это закреплено в локальных актах, приказах организации), арендованный транспорт.

Передвигаясь, работник должен собирать все документы, с помощью которых можно подтвердить факт оказанных услуг и произведенной оплаты (чеки, билеты, проездные документы, договора аренды транспорта и пр.).

Расходы на проживание

Организация оплачивает работнику затраты на проживание в месте назначения. Оплачен может быть номер в гостинице, арендованная квартира или другое жилье.

Не оплачиваются дополнительные услуги, которыми воспользовался работник в гостинице (сауна, бассейн, массаж, ресторан).

В случае предварительного бронирования номер в гостинице, расходы на бронь также могут быть учтены при наличии документов, подтверждающих эти расходы.

Работник при возвращении должен предоставить все полученные документы по месту своего проживания: договора аренды квартиры, акт оказания услуг, чеки, счета-фактуры и пр.

Суточные

За каждый день нахождения в командировки организация выплачивает работнику суточные – фиксированную сумму, которую работник может тратить на любые расходы, не связанные с оплатой проезда или проживания.

Размер суточных для командировки не ограничивается ни в большую, ни в меньшую сторону. Организация устанавливает самостоятельно такой размер суточных, который она считает целесообразным и оправданным.

Законодательные документы по поводу размера суточных говорят только о том, что в пределах 700 руб. не нужно учитывать НДФЛ. С суммы свыше 700 руб. необходимо будет удерживать НДФЛ. Величина 700 руб. используется границей при поездке по территории РФ. Если работник выезжает за границу, то величина суточных, в пределах которой не удерживается НДФЛ составляет 2500 руб. Подробнее о зарубежной командировке читайте здесь.

Бухгалтерский учет командировочных расходов (проводки)

При направлении работника в командировку ему выдается денежная сумма под отчет.

Выдача этой суммы отражается проводкой Д71 К50 (51), проводка выполняется на основании авансового отчета.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» мы ранее рассматривали, он предназначен для учета выданных под отчет сумм, в том числе и на командировку. Подробнее об этом счете можно посмотреть в этой статье.

При возвращении в организацию, если у работника остались деньги они приходуются с помощью проводки Д50 (51) К71 (проводка выполняется на основании приходного кассового ордера), если работник потратил свыше полученной суммы, то излишняя сумма возмещается ему с выполнением записи Д71 К50 (51) (проводка выполняется на основании расходного кассового ордера).

Выданная подотчетному лицу сумма может списываться следующими проводками:

  • Д20 (23, 25, 26, 29) К71 – если командировка связана с основным видом деятельности производственной организации;
  • Д44 К71 – если она связана с основным видом деятельности торговой организации;
  • Д08 К71 – если ее основная цель – это приобретение основного средства;
  • Д10 К71 – если цель командировки – приобретение материалов;
  • Д91/2 К71 – если командировка носит культурно-развлекательный характер.

Если работник произвел расходы, которые организация не признает, то эти расходы могут быть удержаны из зарплаты работника: проводка Д70 К71 или внесены работником в кассу: проводка Д50 К71.

Если организация оплачивает какие-либо расходы не через работника, а самостоятельно из кассы или с расчетного счета, например, покупает билет на самолет или поезд, то выполняются следующие проводки:

  • Д50/3 К76 — оприходован купленный билет в кассу;
  • Д71 К50/3 — билет выдан командируемому работнику;
  • Д20, 23, 44, 91/2 К71 — списаны расходы на приобретение билета.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2017 Buhs0.ru — Бухучет с нуля // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru